Algemene Voorwaarden

In deze voorwaarden hebben de volgende begrippen de hieronder omschreven betekenis:

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op elke offerte, overeenkomst en levering van RecurBoard. Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.2 Door registratie van een Account, het aanvaarden van een offerte of het gebruik van de Dienst aanvaardt de Klant deze voorwaarden. De persoon die het Account registreert of de offerte aanvaardt, verklaart bevoegd te zijn de Klant te vertegenwoordigen en te binden.

2.3 Deze voorwaarden worden vóór het sluiten van de Overeenkomst elektronisch ter beschikking gesteld op een wijze die opslag mogelijk maakt, en zijn te allen tijde te raadplegen en te downloaden via recurboard.com/voorwaarden. Op verzoek zendt RecurBoard kosteloos een exemplaar toe.

2.4 De door RecurBoard vastgelegde registratie van aanvaarding (datum, tijdstip, Account en versienummer van de voorwaarden) levert tussen partijen volledig bewijs op van de aanvaarding en de aanvaarde versie, behoudens tegenbewijs.

2.5 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien deze Schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen. Partijen wijken hierbij af van artikel 6:227b lid 1 en artikel 6:227c BW.

3.1 RecurBoard biedt een online dashboard waarmee de Klant inzicht krijgt in SaaS-KPI’s zoals MRR, ARR, churn en NRR, en in financiële rapportages zoals winst-en-verlies, balans en kasstroom, op basis van data uit Exact Online. De Dienst wordt geleverd op basis van een inspanningsverplichting.

3.2 De door de Dienst berekende KPI’s en rapportages zijn afhankelijk van de juistheid en volledigheid van de gegevens in Exact Online en van de door de Klant gekozen configuratie en (grootboek)mapping. Zij zijn uitsluitend bedoeld als managementinformatie en vormen geen boekhoudkundig, fiscaal of ander advies. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor besluiten die hij mede op basis van de Dienst neemt en voor de controle van rapportages die hij voor externe doeleinden gebruikt.

3.3 RecurBoard kan de functionaliteit van de Dienst van tijd tot tijd uitbreiden, wijzigen of verminderen. Wezenlijke wijzigingen worden vooraf aan de Klant gecommuniceerd.

3.4 De Dienst is afhankelijk van de beschikbaarheid en correcte werking van Exact Online, het door Exact Online beschikbaar stellen van haar API’s en de door de Klant verstrekte koppeling. RecurBoard is niet verantwoordelijk voor onbeschikbaarheid, fouten of beperkingen aan de zijde van Exact Online.

4.1 De Dienst bevat optionele functies die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie van een derde leverancier, waaronder een AI-chat over de eigen financiële data van de Klant en AI-suggesties voor grootboek- en kostenplaatsmapping (samen: “AI-functies”). De Dienst maakt bij het gebruik van de AI-chat kenbaar dat de Klant met een AI-systeem communiceert.

4.2 AI-output wordt automatisch gegenereerd, is een hulpmiddel, kan onjuistheden bevatten en kwalificeert niet als boekhoudkundig, fiscaal of financieel advies. De Klant controleert AI-output vóór gebruik en blijft zelf verantwoordelijk voor beslissingen die hij daarop baseert. AI-suggesties (zoals mapping-voorstellen) worden pas toegepast nadat een Gebruiker deze heeft beoordeeld en bevestigd.

4.3 Bij gebruik van de AI-functies worden de daarvoor noodzakelijke Klantgegevens verwerkt door de AI-sub-verwerker die is opgenomen in de sub-verwerkerslijst van de Verwerkersovereenkomst. Zonder gebruik van de AI-functies worden geen Klantgegevens aan de AI-sub-verwerker doorgegeven. Indien de Klant de AI-functies niet wenst te gebruiken, kan hij deze ongebruikt laten; op verzoek schakelt RecurBoard de AI-functies voor de omgeving van de Klant uit.

5.1 RecurBoard kan de Klant de mogelijkheid bieden om de Dienst gedurende een proefperiode van veertien (14) kalenderdagen kosteloos te gebruiken. De Proefperiode vangt aan op de datum waarop het Account wordt aangemaakt.

5.2 Tijdens de Proefperiode heeft de Klant toegang tot de volledige functionaliteit van de Dienst. De Proefperiode is eenmalig per Klant en niet overdraagbaar.

5.3 De Proefperiode eindigt automatisch na veertien (14) dagen. Er ontstaat geen betalingsverplichting en de Overeenkomst wordt niet automatisch voortgezet. Indien de Klant na afloop van de Proefperiode gebruik wenst te blijven maken van de Dienst, dient hij een betaald abonnement af te sluiten.

5.4 Op de Proefperiode zijn deze voorwaarden van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van de bepalingen over vergoedingen en facturatie in artikel 10. Het privacybeleid en de Verwerkersovereenkomst zijn tijdens de Proefperiode onverkort van toepassing.

5.5 Sluit de Klant na afloop van de Proefperiode geen betaald abonnement af, dan eindigt de Overeenkomst en verwijdert RecurBoard de Klantgegevens binnen dertig (30) dagen overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst. Op verzoek binnen die termijn verstrekt RecurBoard eenmalig een export van de Klantgegevens overeenkomstig artikel 12.

6.1 RecurBoard verleent de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om de Dienst gedurende de looptijd van de Overeenkomst te gebruiken voor het eigen bedrijf van de Klant, dan wel — bij een Advisory Abonnement — ten behoeve van de eigen klanten van de Klant overeenkomstig artikel 7. Intrekking of opschorting van dit gebruiksrecht is uitsluitend mogelijk op de gronden genoemd in artikel 10.3, artikel 13.4 of bij beëindiging van de Overeenkomst.

6.2 De Klant is verantwoordelijk voor het zorgvuldig beheer van inloggegevens en API-sleutels. Accounts zijn persoonlijk en worden niet gedeeld. Iedere handeling die via een Account wordt verricht, wordt geacht te zijn verricht onder verantwoordelijkheid van de Klant.

6.3 Het is de Klant niet toegestaan de Dienst beschikbaar te stellen aan derden, te reverse-engineeren, te kopiëren of voor benchmarking-doeleinden te gebruiken zonder voorafgaande Schriftelijke toestemming van RecurBoard. Klanten van een adviseur met een Advisory Abonnement gelden voor de toepassing van dit artikel niet als “derden”.

7.1 Een Klant met een Advisory Abonnement (al dan niet tijdens de Proefperiode) mag zijn eigen klanten toegang verlenen tot de Dienst via een door RecurBoard ondersteund mechanisme voor gedeelde toegang, met voor iedere Gebruiker een eigen, persoonlijk Account. Omgekeerd mag een klant van een adviseur zijn adviseur toegang verlenen tot de eigen omgeving binnen de Dienst.

7.2 De Klant met een Advisory Abonnement garandeert dat hij door iedere klant wiens administratie hij koppelt of inziet rechtsgeldig is gemachtigd, en — waar de AVG dat vereist — dat hij met die klant een verwerkersovereenkomst heeft gesloten die het inschakelen van RecurBoard en haar sub-verwerkers toestaat. De Klant vrijwaart RecurBoard tegen aanspraken van zijn klanten en van betrokkenen die voortvloeien uit het ontbreken van een toereikende machtiging of grondslag.

7.3 De partij die toegang verleent aan een andere partij blijft verantwoordelijk voor het gebruik van de Dienst door die andere partij en draagt er zorg voor dat deze de verplichtingen uit deze voorwaarden naleeft. RecurBoard volgt uitsluitend instructies van haar directe contractspartij.

7.4 De rolverdeling onder de AVG in de adviseursketen is geregeld in de Verwerkersovereenkomst.

8.1 RecurBoard spant zich in om de Dienst zo continu mogelijk beschikbaar te stellen, maar geeft geen garantie op een specifiek beschikbaarheidspercentage tenzij dit afzonderlijk in een Service Level Agreement is overeengekomen.

8.2 RecurBoard is gerechtigd de Dienst tijdelijk geheel of gedeeltelijk buiten gebruik te stellen voor onderhoud, aanpassingen of verbeteringen. RecurBoard voert onderhoud zo veel mogelijk buiten kantooruren uit en informeert de Klant tijdig bij langer durend gepland onderhoud.

8.3 Aansprakelijkheid voor schade als gevolg van onbeschikbaarheid van de Dienst is onderworpen aan artikel 16.

9.1 RecurBoard treft passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van alle Klantgegevens. Daartoe behoren ten minste de maatregelen genoemd in de Verwerkersovereenkomst, die van overeenkomstige toepassing zijn op Klantgegevens die geen persoonsgegevens zijn.

9.2 RecurBoard informeert de Klant zonder onredelijke vertraging over een beveiligingsincident met (mogelijke) nadelige gevolgen voor de vertrouwelijkheid, integriteit of beschikbaarheid van Klantgegevens, en houdt de Klant op de hoogte van de getroffen maatregelen. Voor inbreuken in verband met persoonsgegevens geldt daarnaast de Verwerkersovereenkomst.

10.1 Voor het gebruik van de Dienst is de Klant een vergoeding verschuldigd zoals vermeld in de offerte of op de prijspagina van RecurBoard. Alle bedragen zijn exclusief btw en eventuele andere heffingen.

10.2 Facturen worden maandelijks of jaarlijks vooraf verzonden en dienen voorafgaand aan de desbetreffende periode te worden voldaan, tenzij Schriftelijk anders overeengekomen.

10.3 Bij niet-tijdige betaling is de Klant zonder ingebrekestelling in verzuim en is RecurBoard gerechtigd de wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen, alsmede de toegang tot de Dienst op te schorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden. RecurBoard kondigt een opschorting wegens wanbetaling ten minste zeven (7) dagen van tevoren aan.

10.4 RecurBoard is gerechtigd de tarieven jaarlijks aan te passen. Tariefwijzigingen worden ten minste één (1) maand vóór de ingangsdatum aan de Klant gecommuniceerd. Bij een jaarabonnement gaat een tariefverhoging pas in per de eerstvolgende verlengingsdatum, tenzij de Klant met een eerdere ingangsdatum instemt. Bij een verhoging van meer dan tien procent (10%) heeft de Klant het recht de Overeenkomst per de ingangsdatum van de verhoging op te zeggen.

11.1 De Overeenkomst wordt aangegaan voor de in de offerte of bij het afsluiten vermelde initiële periode (standaard: één maand) en wordt daarna telkens stilzwijgend verlengd voor dezelfde periode, tenzij één van de partijen de Overeenkomst opzegt.

11.2 Opzegging geschiedt Schriftelijk of via de Dienst, met inachtneming van een opzegtermijn van één (1) maand vóór het einde van de lopende periode. Het recht van de Klant om op grond van artikel 12 over te stappen of te laten wissen met een opzegtermijn van maximaal twee (2) maanden blijft onverminderd gelden, ook tijdens een lopende periode.

11.3 Elke partij kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder ingebrekestelling Schriftelijk beëindigen indien de andere partij in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft aangevraagd of haar bedrijf feitelijk staakt.

11.4 Bij beëindiging van de Overeenkomst sluit RecurBoard de toegang tot de Dienst af. De Klant heeft recht op export en wissing van de Klantgegevens overeenkomstig artikel 12 en de Verwerkersovereenkomst; dit geldt bij iedere beëindiging, ook na afloop van een Proefperiode.

11.5 Eindigt de Overeenkomst door opzegging van de Klant op grond van artikel 10.4 of artikel 19.2, of door ontbinding wegens een tekortkoming van RecurBoard, dan restitueert RecurBoard vooruitbetaalde vergoedingen pro rata voor de periode na de beëindigingsdatum. In alle overige gevallen vindt geen restitutie plaats.

11.6 Bij (dreigende) discontinuïteit van RecurBoard, waaronder faillissement, surseance of feitelijke bedrijfsbeëindiging, stelt RecurBoard de Klant zo veel als redelijkerwijs mogelijk onverwijld in staat een volledige export van de Klantgegevens te maken.

12.1 Dit artikel geeft uitvoering aan hoofdstuk VI van de Dataverordening (Verordening (EU) 2023/2854, “Data Act”).

12.2 De Klant kan te allen tijde Schriftelijk of via de Dienst verzoeken om (i) over te stappen naar een andere dienst of naar eigen infrastructuur, met overdracht van de exporteerbare data, of (ii) alle exporteerbare data te wissen. Daarbij geldt een opzegtermijn van maximaal twee (2) maanden.

12.3 Na afloop van de opzegtermijn geldt bij een overstap een transitieperiode van maximaal dertig (30) kalenderdagen, waarin RecurBoard redelijke bijstand verleent, de continuïteit van de Dienst handhaaft en een hoog niveau van beveiliging blijft waarborgen. Is een volledige transitie binnen dertig dagen technisch niet haalbaar, dan meldt RecurBoard dit binnen veertien (14) werkdagen na het verzoek, met opgave van een alternatieve transitieperiode van ten hoogste zeven (7) maanden.

12.4 De exporteerbare data omvatten ten minste: alle Tenantgegevens, de configuratie-instellingen van de Klant en de berekende KPI-snapshots. Export vindt plaats in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat (zoals CSV of JSON), via de exportfuncties van de Dienst of via een door RecurBoard beschikbaar gestelde interface.

12.5 Na afloop van de transitieperiode — of, indien de Klant niet overstapt maar de Overeenkomst eindigt, na de beëindigingsdatum — kan de Klant de exporteerbare data nog gedurende ten minste dertig (30) kalenderdagen opvragen. Na afloop van die termijn verwijdert RecurBoard de Klantgegevens overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst en bevestigt dit op verzoek Schriftelijk.

12.6 Overstappen en data-export zijn kosteloos. De Overeenkomst eindigt bij succesvolle afronding van de overstap, dan wel — indien de Klant uitsluitend wissing verzoekt — na afloop van de opzegtermijn.

13.1 De Klant beschikt zelf over een geldige Exact Online-licentie en is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens die in Exact Online staan.

13.2 De Klant gebruikt de Dienst uitsluitend in overeenstemming met de wet, deze voorwaarden en de redelijke instructies van RecurBoard, en onthoudt zich van handelingen die de werking van de Dienst kunnen verstoren, waaronder het bewust overbelasten van de infrastructuur, het uploaden van schadelijke code en pogingen tot ongeautoriseerde toegang.

13.3 De Klant is verantwoordelijk voor het informeren van zijn Gebruikers over deze voorwaarden en voor de naleving daarvan door zijn Gebruikers.

13.4 RecurBoard mag de toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk opschorten indien de Klant of een Gebruiker dit artikel schendt, of indien dit noodzakelijk is ter bescherming van de Dienst, andere klanten of de koppeling met Exact Online. RecurBoard informeert de Klant hierover zo spoedig mogelijk en heft de opschorting op zodra de grond daarvoor is vervallen. Opschorting schort de betalingsverplichting van de Klant niet op.

14.1 Partijen houden alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar ontvangen geheim en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst. Tot de vertrouwelijke informatie behoren in elk geval alle Klantgegevens, prijsafspraken en niet-openbare informatie over de Dienst.

14.2 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die publiek bekend is zonder schending van deze plicht, die onafhankelijk is ontwikkeld, of die openbaar moet worden gemaakt op grond van een wettelijke plicht of een bevel van een rechter of toezichthouder; in dat laatste geval informeert de ontvangende partij de andere partij vooraf, voor zover wettelijk toegestaan.

14.3 Deze geheimhoudingsplicht blijft van kracht tot twee (2) jaar na het einde van de Overeenkomst, en voor Klantgegevens zolang RecurBoard daarover beschikt.

15.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, de bijbehorende documentatie en alle door RecurBoard ontwikkelde berekeningen, modellen en visualisaties berusten uitsluitend bij RecurBoard of haar licentiegevers. Niets in deze voorwaarden draagt deze rechten over aan de Klant.

15.2 De Klant blijft rechthebbende op de Klantgegevens. RecurBoard verkrijgt het recht deze gegevens te verwerken voor zover nodig om de Dienst te kunnen leveren, zoals nader uitgewerkt in de Verwerkersovereenkomst.

15.3 RecurBoard mag gegevens die onomkeerbaar zijn geanonimiseerd en geaggregeerd over meerdere klanten — en die dus niet herleidbaar zijn tot de Klant, diens klanten of enige natuurlijke persoon, rekening houdend met alle middelen die daarvoor redelijkerwijs kunnen worden ingezet — gebruiken voor het verbeteren en benchmarken van de Dienst. Benchmarks worden nooit gebaseerd op gegevens van minder dan vijf (5) tenants.

15.4 RecurBoard vrijwaart de Klant tegen aanspraken van derden die stellen dat de Dienst als zodanig inbreuk maakt op een intellectueel eigendomsrecht, mits de Klant RecurBoard onverwijld Schriftelijk informeert en de afhandeling van de aanspraak aan RecurBoard overlaat. RecurBoard mag naar eigen keuze (i) de Dienst zodanig aanpassen dat de inbreuk wordt opgeheven, (ii) een gebruiksrecht verwerven, of (iii) de Overeenkomst beëindigen onder pro-rata-terugbetaling van vooruitbetaalde vergoedingen. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak voortvloeit uit Klantgegevens of uit gebruik in strijd met de Overeenkomst.

16.1 De totale aansprakelijkheid van RecurBoard uit hoofde van of in verband met de Overeenkomst, uit welke hoofde ook, is per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de gebeurtenis aan RecurBoard heeft betaald, en bedraagt voor alle gebeurtenissen tezamen per kalenderjaar nooit meer dan vijfentwintigduizend euro (€ 25.000). Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis. Tijdens de Proefperiode is de totale aansprakelijkheid van RecurBoard beperkt tot vijfhonderd euro (€ 500).

16.2 RecurBoard is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill en schade door bedrijfsstagnatie, is uitgesloten. Aansprakelijkheid voor schade door verlies of corruptie van gegevens is eveneens uitgesloten, behalve voor zover die schade het gevolg is van een toerekenbare schending door RecurBoard van de Verwerkersovereenkomst of van de op haar rustende verplichtingen uit de AVG.

16.3 De beperkingen van dit artikel gelden niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van RecurBoard of haar bedrijfsleiding, en laten dwingendrechtelijke aanspraken — waaronder die van betrokkenen op grond van artikel 82 AVG — onverlet.

16.4 De Klant vrijwaart RecurBoard tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van de Dienst door de Klant of zijn Gebruikers in strijd met deze voorwaarden of de wet.

16.5 Iedere vordering tot schadevergoeding vervalt indien deze niet binnen twaalf (12) maanden na het ontstaan van de schade Schriftelijk bij RecurBoard is gemeld.

17.1 RecurBoard is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt mede verstaan: storingen of uitval van internet, telecommunicatie-infrastructuur of stroomvoorziening, storingen of uitval bij hostingleveranciers of andere toeleveranciers, (D)DoS-aanvallen en andere cyberincidenten buiten de invloedssfeer van RecurBoard, storingen of wijzigingen in de Exact Online API en overheidsmaatregelen.

17.2 Tijdens overmacht worden de verplichtingen van RecurBoard opgeschort. Duurt de overmacht langer dan zestig (60) dagen, dan mag ieder van partijen de Overeenkomst Schriftelijk ontbinden, zonder verplichting tot schadevergoeding; reeds betaalde vergoedingen voor niet-geleverde perioden worden pro rata gerestitueerd.

18.1 RecurBoard verwerkt persoonsgegevens van bezoekers, contactpersonen en geregistreerde Gebruikers conform haar privacybeleid, raadpleegbaar op recurboard.com/privacy.

18.2 Voor zover RecurBoard in opdracht van de Klant persoonsgegevens verwerkt die via Exact Online worden gesynchroniseerd of anderszins tot de Tenantgegevens behoren, treden partijen op als verwerkingsverantwoordelijke (Klant) en verwerker (RecurBoard). Deze verwerking is geregeld in de Verwerkersovereenkomst, die integraal onderdeel uitmaakt van de Overeenkomst en ook tijdens de Proefperiode geldt.

19.1 RecurBoard mag deze voorwaarden eenzijdig wijzigen. Wijzigingen worden ten minste dertig (30) dagen vóór de ingangsdatum aan de Klant gecommuniceerd, bijvoorbeeld per e-mail of via een melding in de Dienst.

19.2 Houdt een wijziging een wezenlijke verslechtering in voor de Klant, dan heeft de Klant het recht de Overeenkomst tegen de ingangsdatum van de wijziging Schriftelijk op te zeggen. Artikel 11.5 (pro-rata-restitutie) is in dat geval van toepassing.

20.1 Op de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

20.2 Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter te Arnhem, onverminderd het recht van RecurBoard om een geschil aanhangig te maken bij de rechter van de woonplaats of vestigingsplaats van de Klant.

20.3 Blijkt een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen vervangen de betreffende bepaling in overleg door een geldige bepaling die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

20.4 RecurBoard is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst over te dragen aan een rechtsopvolger of groepsmaatschappij die de Overeenkomst ongewijzigd voortzet; de Klant verleent daarvoor bij voorbaat toestemming. RecurBoard informeert de Klant Schriftelijk over een dergelijke overdracht.

20.5 Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands. Vertalingen worden uitsluitend gemakshalve verstrekt; bij verschillen prevaleert de Nederlandse tekst.